ورک فلو یا فرایند کاری، مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و عملکردهای مرتبط است که در یک پروژه انجام می‌شود. هدف از فرآیند کار، مدیریت و برنامه‌ریزی وظایف و فعالیت‌های مرتبط با پروژه است. در این مقاله، با ورک فلو در مدیریت پروژه بیشتر آشنا می‌شویم.
اهمیت ورک فلو در مدیریت پروژه
موفقیت یک پروژه، به میزان میزان کیفیت برنامه‌ریزی و اجرای وظایف مرتبط با آن است. ورک فلو ساختاری است که برای برنامه‌ریزی و اجرای وظایف مرتبط با پروژه، به کار گرفته می‌شود. از این رو، استفاده از ورک فلو در مدیریت پروژه بسیار مهم است.
به کمک فرآیند کار، مدیران پروژه قادر به مشخص کردن وظایف مختلف اعضای تیم و تخصیص منابع موجود برای اجرای آن‌ها هستند. به‌علاوه، با کمک ورک فلو، مدیران پروژه می‌توانند به‌صورت بهینه و زمان‌بندی شده، وظایف مرتبط با پروژه را انجام دهند.
ضرورت تعریف واضح ورک فلو
تعریف فرآیند کاری در پروژه‌های مختلف می‌تواند متفاوت باشد. به‌همین‌دلیل، برای جلوگیری از بروز مشکلات در زمان اجرای پروژه، تعریف فرآیند کار باید بسیار دقیق و شفاف باشد. برای مثال، فرآیند کار باید شامل مشخصات تعریف شده وظایف، زمان‌بندی و احتمالا چارت گانت نیز باشد.
انتخاب روش مناسب
برای تعریف فرآیند کاری، پروژه ممکن است از روش‌های مختلف استفاده کند. برای مثال، روش Agile می‌تواند یک روش مناسب برای پروژه‌های توسعه نرم‌افزار باشد. به‌علاوه، روش Waterfall برای پروژه‌های ساختمانی و عمرانی ممکن است مناسب باشد.
واگذاری وظایف
بسته به ماهیت پروژه، وظایف مختلفی برای تیم پروژه باید واگذار شوند. همچنین، منابع مختلفی برای انجام کارها باید تعیین شوند. مدیران پروژه قادر به تعیین و برنامه‌ریزی وظایف از طریق فرآیند کاری هستند.
زمان‌بندی
زمان‌بندی برای تعیین چه کاری زمان و چه کاری منابع موجود انجام دهند استفاده می‌شود. این زمان‌بندی باید منطبق با نیاز‌های پروژه و حجم کارهای مختلف باشد.
زمان‌بندی مناسب از شرایط فعلی پروژه، آینده و همچنین وقایع قابل پیش‌گویی استفاده می‌کند. برای این‌کار می‌توان از ابزارهایی مانند چارت گانت استفاده کرد.
شناسایی ریسک
تعیین ریسک‌های مختلف در هنگام تعریف فرآیند کاری، بسیار مهم است. ریسک‌های مختلف در سامانه‌های مدیریت پروژه و دیگر ابزارهای مرتبط با پروژه شناسایی شده و کاهش داده شده و احتمال آن‌ها برای پروژه کاهش می‌یابد.
ارزیابی
برای ارزیابی میزان پیشرفت پروژه، می‌توان از برنامه‌های کنترل پروژه و نرم‌افزار مربوط به آن استفاده کرد. با استفاده از این ابزار، مدیران پروژه قادر به تعیین میزان پیشرفت وضعیت پروژه هستند.
گزارش‌دهی
گزارش‌دهی برای اطلاع‌رسانی درباره وضعیت پروژه به مدیران، تیم‌ها و سایر اعضای پروژه استفاده می‌شود. با استفاده از برنامه‌های گزارش‌دهی، مدیران پروژه می‌توانند به‌صورت عادلانه به پروژه‌ی خود وارد شده، ارزیابی کنند و نقاط قوت و ضعف را شناسایی کنند.
جمع‌بندی
ورک فلو یک فرایند است که برای برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه‌های مختلف به‌کار می‌رود. تعیین وظایف، تعیین زمان‌بندی مناسب، شناسایی ریسک‌های مختلف و ارزیابی پیشرفت پروژه فقط بخشی از فعالیت‌های مرتبط با فرآیند کاری هستند. به‌علاوه، گزارش‌دهی برای ارزیابی پیشرفت پروژه و اطلاع‌رسانی، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. با توجه به همه این موارد، ورک فلو برای مدیریت بهتر پروژه، بسیار مهم است.
