مسئله ای که امروزه بیشتر کسب و کارها با آن مواجه هستند جمع آوری بانک اطلاعاتی مشتریان ذخیره سازی و تحلیل و بررسی آنها می باشد و در صورتی که به درستی این اطلاعات جمع آوری نشود هزینه های جانبی زیادی برای سازمان خواهد داشت. هزینه هایی از قبیل عدم موفقیت در فروش خدمات و محصولات به مشتری و یا از دست رفتن مشتری بالقوه به دلیل عدم پیگیری صحیح توسط کسب و کار شما.
امروزه استفاده از تکنولوژی این عملیات را بسیار ساده سازی کرده و با استفاده از نرم افزار ارتباط با مشتریان یا همان نرم افزار crm می‌توان این عملیات را تسهیل نموده و در ذخیره کردن اطلاعات مشتریان فراخوانی آنها و تحلیل و بررسی و تبدیل مشتریان بالقوه به مشتریان وفادار شما به کسب و کار شما کمک بسیار زیادی انجام می دهد.
در این مطلب می‌خواهیم به ایجاد یک بانک اطلاعاتی صحیح و موثر از اطلاعات مربوط به مشتریان صحبت کنیم. ابتدا باید مشخص کنیم که بانک اطلاعاتی مشتریان شامل چه چیزهایی میباشد. بانک اطلاعات مشتریان مجموعه‌ای از اطلاعات مشتری، اطلاعات فروش و فاکتورها و پیش فاکتور ها، فرصت های فروش و ارتباطات با مشتریان می باشد.
بانک اطلاعاتی مشتریان می تواند مانند موارد زیر باشد:
اطلاعات شخصی مشتریان که شامل اطلاعاتی مانند نام،آدرس، اطلاعات تماس، تاریخ تولد، سالگرد و غیره
مدیران فروش شامل فاکتور های ارسالی فرصت ها صورتحساب و غیره
اطلاعات اعضا درگیر با مشتری شامل وظایف پرسنل پشتیبانی های لازم و غیره
مدیر فروشگاه اینترنتی شامل مشاهده آیتم ها سفارشات و فاکتورها
بانک اطلاعاتی مشتریان دیدگاه بسیار مناسبی درباره رفتار مشتری با کسب و کار شما می دهد. همچنین نشان می‌دهد که کدام یک از استراتژی های فروش شما عملکرد بهتری به نسبت به بقیه داشته است. بنابراین هر کسب و کاری که امروزه در حال فعالیت می باشد نیازمند یک بانک اطلاعات مشتریان بسیار دقیق می باشد تا استراتژی ها و روش های خاص هر مشتری و کسب و کار شما اجرا شود.
در استفاده از نرم افزار ابری ارتباط با مشتریان الف تمامی قابلیت های ذکر شده وجود دارد. تنها باید پرسنل را آموزش داده تا به وظایف خود به درستی عمل کنند و اطلاعات مشتریان را به صورت دقیق در نرم افزار ارتباط با مشتریان یا همان نرم افزار سی آر ام ثبت کنند.
در زیر چند نکته برای تشکیل بانک اطلاعاتی مشتریان به صورت صحیح شده است.
سیاست جمع آوری بانک اطلاعاتی مشتریان
راهکارهای مختلف و جذابی برای هر مشتری باید ارائه بدهید تا برای ثبت اطلاعات خود در نرم‌افزار شما علاقه‌مند باشند و تمایل داشته باشند. به طور مثال در فروشگاههای اینترنتی هنگام پرداخت مبلغ اطلاعاتی را باید از کاربران دریافت کنید. می توانید این اطلاعات را دقیق تر کرده تا در نرم‌افزار خود نیز استفاده کنید. مثال دیگر در هنگام عضویت مشتریان در باشگاه مشتریان تان از آنها بخواهید تا اطلاعاتی را در اختیار شما قرار دهند.
این عملیات می تواند یک رابطه دوسویه بین شما و مشتریان تان ایجاد کند چراکه بطور مثال مشتریان تمایل دارند در روز تولدشان تخفیف خاص برای ایشان در نظر گرفته شود. شما هم می‌توانید از این ارتباط دوسویه استفاده کنید تا فروش بیشتری به مشتریان خود داشته باشید و رابطه خود و مشتریانتان را تحکیم کنید.
نکته مهمی که در این قسمت وجود دارد هرگز سعی نکنید که مشتری را وادار به دادن اطلاعات اضافی کنید چراکه بعضی از مشتریان از ارائه اطلاعات صحیح خودداری می‌کنند و ممکن است بعضی از مشتریان را از دست بدهید.
جلسات حضوری
هرچه قلب که شما در تلاش باشید تا حس خوبی به مشتریان خود در هنگام تماس تلفنی القا نمایید باز هم نمی تواند جای ملاقات حضوری را پر کند. این عملیات در بعضی از کسب و کارها قابل پیاده سازی می باشد. نکاتی را باید در هنگام جلسات حضوری و مکالمات خود رعایت کنید که در مطلبی دیگر به آن اشاره خواهیم کرد. توانایی هایی از قبیل زبان بدن، فنون مذاکرات در جلسات حضوری بسیار مهم است. با رعایت تمامی اصول برگزاری جلسات حضوری می توانید رابطه خود و مشتریان را بهتر از قبل داشته باشید و مشتریانتان را به مشتریان وفادار به کسب و کار شما تبدیل نمایید.
طراحی فرم اطلاعات مشتریان
در وب سایت خود و یا هر نرم افزار تحت وب دیگری که از آن برای دریافت اطلاعات مشتریان استفاده می کنید باید نکات طراحی رابط کاربری و تجربه کاربری را حتماً حتماً رعایت کنید. چرا که در صورت عدم انجام این عملیات ممکن است کاربر در نگاه اول و ورود به کسب و کار شما اطلاعات خود را با عدم رضایت یا بی میلی ثبت کند ولی اگر فرم اطلاعات مشتریان خود را به صورت بروز و جذاب در اختیار مشتری قرار دهید مشتری تمایل بیشتری به ثبت اطلاعات در کسب و کار شما خواهد داشت. نکات زیادی در این زمینه وجود دارد که در این بحث نمی گنجد. به طور مثال اگر شما یک مزون لباس زنانه دارید به طور پیش فرض باید جنسیت مشتریان خود را خانم تعریف کنید. برعکس این قضیه نیز در کسب و کار هایی چون فروش محصولات یدک ماشین و خودروهای سنگین صادق است.
