سیستم مدیریت دانش ابزاری است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا دانش خود را در دسترس همه کارمندان خود قرار دهند. با استفاده از چنین سیستم می‌توان از تجربیات گذشته در موضوعات مختلف یاد گرفت و برای مواجهه با چالش‌های جدید آموزش های جدید ارائه کرد. در این مقاله به بررسی سیستم مدیریت دانش پرداخته می‌شود و نحوه کارکرد آن و همچنین مزایا و معایب آن را بررسی خواهیم کرد.
از آنجا که دانش به عنوان یک منبع بسیار ارزشمند در کسب و کار شناخته می‌شود، بسیاری از شرکت‌ها تمایل به جمع آوری، ذخیره سازی و به اشتراک گذاری دانش خود دارند. با استفاده از سیستم مدیریت دانش، شرکت‌ها می‌توانند دانش، تجربیات و پروسه‌های خود را پیشرفته کنند. در واقع، سیستم مدیریت دانش کمک می‌کند تا همه با فرایند تصمیم‌گیری از مطالعه و نقد شنیده‌شده‌ها آگاه باشند و دقیقاً بدانند چه مدل دانش و مهارت‌هایی مورد نیاز است.
با گسترش سریع شبکه‌های اجتماعی در دنیای کسب و کار، انبوهی از دانش ایجاد شده است. در سال‌های اخیر، ما شاهد به کارگیری سیستم مدیریت دانش هوشمند برای جمع آوری، سازماندهی و به اشتراک گذاری محتوا و تجربیات شده‌ایم. با این حال، اهمیت این سیستم هوشمند به خاطر پیچیدگی‌های آن، به طور تدریجی افزایش یافته است.
یک سیستم مدیریت دانش همچنین می‌تواند به شفافیت و بهبود فرایند تصمیم‌گیری در یک شرکت کمک کند. با داشتن دسترسی به اطلاعات کامل درباره رویه‌های شرکت، معماری، رویه برنامه‌ریزی و مشکلاتی که قبلاً در شرکت وجود داشته‌اند، می‌توانند تجربیات گذشته خود را به بهبود فرآیندها اختصاص دهند.
در ادامه، امکانات سیستم مدیریت دانش را بررسی می‌کنیم. یکی از مزایای این سیستم، قابلیت دسترسی به سریع و راحت بودن اطلاعات است. با وجود این که اطلاعات بسیار زیادی در مورد یک شرکت موجود باشد، در دسترس قرار دادن آن در یک سیستم گردآوری شده و دسترسی راحت و سریع به آن‌ها، باعث می‌شود که هر کدام از کارکنان در هر زمانی از آن بهره ببرند.
این سیستم همچنین می‌تواند به اشتراک گذاری آسان اطلاعات کمک کند. با معرفی یک پلتفرم برای نشر محتواها، کاربران می‌توانند بدون هیچ‌گونه پویش، آگاهی را درباره موضوعات مختلف کسب کنند. این خود برای ارتباط و دانش خود را بین متخصصان شرکت‌ها افزایش خواهد داد.
این سیستم در بهتر کردن حل مسائل نیز موثر می‌باشد. با دسترسی به تجربیات گذشته کارکنان، می‌توان برای مواجهه با فرآیندهایی که پیشرفت کافی ندارند و مشکلاتی که در آینده پیش خواهند آمد، راهکارهای جدیدی را ارائه داد.
یکی دیگر از مزایای سیستم مدیریت دانش، قابلیت حفظ میراث سازمانی است. با استفاده از این سیستم می‌توان تجربیات گذشته، ایده‌ها، پروژه‌های مختلف و روند تاریخی را حفظ کرده و انتقال داد.
همچنین، سیستم مدیریت دانش با کاهش هزینه های آموزش از یک سو و بهبود کارایی از سوی دیگر، به شرکت کمک می کند. این سیستم می تواند برای کارکنان یکپارچه سازی‌های ضروری را انجام دهد و باعث آموزش مؤثرتر آن‌ها شود.
با وجود تمام این مزایا، رعایت معایب سیستم مدیریت دانش نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. به طور مثال، یکی از معایب اصلی این سیستم، پیچیدگی آن است. مدیریت کردن این حجم بزرگ اطلاعات در مورد شرکت، تداخلات و دیر کرد در خاموش کردن مسائل، می‌توانند باعث شوند سیستم به به کار بردن خود پایان دهد.
این سیستم کسب‌وکار را برای همه کارکنان پویا می‌کند و به آن‌ها اجازه می‌دهد برای بهبود فرایند تصمیم‌گیری، افزایش پیشرفت و بهبود در ارتباط با مشتریان، دانش بهبود ببخشند. هرچند که این سیستم حجم اطلاعات بزرگی را پشتیبانی می‌کند، اما باید دقت کنید که در صورتی که این سیستم با جامع نبود مواجه باشد، ممکن است در نصب و کاربرد آن سختی به وجود آید.
